ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y CENTRO DE COSTOS

1.    ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y CENTRO DE COSTOS.

1.1  Estructura de la organización:

La estructura organizacional es un conjunto de todas las formas en que se divide un trabajo, en la que cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

1.2  Misión, Visión:

      Misión: se refiere a un motivo o razón de ser por parte de una organización, una empresa o institución. Se enfoca en el

 presente, es la actividad que justifica lo que el grupo está haciendo en el momento.

      Visión: la visión de la empresa se refiere a la imagen que la organización plantea a largo plazo, sobre como espera que sea su futuro, su función es guiar y motivar al grupo para continuar con el trabajo.

      1.3 Valores corporativos:

      Los valores corporativos son los elementos propios de cada negocio y corresponden a su cultura organizacional, es decir, a las características competitivas, condiciones del entorno y expectativas de su grupo de interés como clientes, proveedores, junta directiva y los empleados.

1.4 Proceso administrativo de planeación y control, clases, herramientas y características:

1.4.1 La planeación: es lo primero que debe hacer un proceso administrativo para poder partir de un problema, se analizan y se crean planes, programas, cursos de acción de las estrategias o actividades para poder lograr los objetivos para obtener resultados exitosos. Es un factor sumamente importante sobre la cual parten todas las organizaciones para poder determinar los éxitos o fracasos que hayan obtenido resultado de la planeación, ya que analiza la situación actual y definen las estrategias.

1.4.2     Las herramientas de planeación: tienden a mejorar el trabajo del administrador en la toma de decisiones, ya que busca la alternativa más adecuada  a la situación que se presenta, aumentando la productividad y el desempeño laboral.

1.4.3     Características de planeación:

ü  Unidad: todos los planes se realizan simultáneamente, a pesar de que en una empresa todos deben de tener sus propios fines, sus propios objetivos y sus propios medios debe acomodarse para formar un solo plan general.

ü  Continuidad: la planeación es una actividad de los administradores que nunca termina.

ü  Precisión: las acciones deben ser bien definidos reduciendo en lo posible la imprevisión y haciendo énfasis en la elaboración de planes desarrollados.

ü  Penetrabilidad: cada ejecutivo dentro de su área de trabajo es el único responsable de formular objetivos y metas de la organización. No es actividad exclusiva de los superiores.

1.5     Planeación estratégica:

La planeación estratégica es la  elaboración y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo.

                             

1.6     Funciones y actividades de los centros de costos.

1.6.1     Funciones:

ü  Proporcionar informes relativos  a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general)

ü  Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control).

ü  Proporcionar información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales).

1.6.2     Actividades:

 1.6.2.1 Centros de costo de producción: son los relacionados directamente con el proceso productivo, en ellos se lleva a cabo la manufactura del producto.

Eje: pintura, mezcla, acabado.

1.6.2.2 Centros de costo de servicio: su actividad no se relaciona directamente con la manufactura de los productos, pero proporciona las facilidades necesarias para llevar a cabo.

Eje: ingeniería, mantenimiento, personal.

1.6.2.3 Centro de costos mixtos: realizan funciones relacionadas con la producción y funciones del servicio.

Eje: control de calidad; para producción realiza análisis selectivo de los productos terminados, y como servicio realiza análisis selectivo de materias primas o de productos de la competencia.

1.7     Concepto y características de un centro de costos:

      Un centro de costos es una división que genera costos para la organización, pero solo indirectamente le añaden beneficio o utilidad. Esta información generalmente debe reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes económicos y comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos.

Las organizaciones pueden optar por clasificar los centros de utilidad o centros de inversión. Existen ventajas de clasificar simple y sencillamente a las divisiones de la organización como centros de costo ya que con esto los costos son más fácilmente medibles. Sin embargo, los centros de costos  crean incentivos a los administradores de subestimar sus unidades para así beneficiarse ellos mismos.

1.8     Procedimientos para consolidación de soportes por centro de costos:

      Clásicos: y las escuelas anteriores consideran a los costos desde el punto de vista de la economía de un país como un todo.

      Neoclásicos: a partir de ellos se hacen aportes de lo económico a la contabilidad.

      Escolásticos: influencia del cristianismo precio justo.

      Mercantilistas: puede hallarse conceptos vinculados con el costo y precio, lo divide en dos componentes; los costos (se determinan antes de la venta) y el beneficio que se obtiene en el mercado.

1.9     Clases de soportes:

1.9.1     Definición: El instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transaccionales realizadas en el ente económico. Los soportes tienen carácter probatorio y son necesarios

para la realización de los registros que tienen la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable.

            1.9.2 soportes internos:

ü  Recibo de caja: son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a caja de recaudos por diversos conceptos, representados en efectivos, cheques, tarjetas débito, tarjetas crédito.

ü  Recibo de caja menor: son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo.

ü  Comprobantes de egresos: son aquellos que tienen como función servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque.

ü  Factura de venta: se elabora para protocolizar la relación de un contrato de compraventa o prestación de servicios en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra.

ü  Nota crédito: sirve para realizar abonos en la cuenta por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora e original y copia, el original para el cliente y la copia para soportar el registro en el sistema de información.

ü  Nota debito: se elabora para cargos en la cuentas que los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas de factura de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.

ü  Nota de contabilidad: se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante de las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea manual, quincenal o semanal.

1.9.2     Soportes externos: son aquellos elaborados por terceros:

ü  Facturas por compras: este soporte tiene las mismas características de las facturas de venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y servicios.

ü  Consignaciones bancarias: son aquellos comprobantes expedidos por las entidades bancarias como medio probatorios de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro de sus clientes.

ü  Notas débito y crédito emitidas por los bancos: son comprobantes  que soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisiones por remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o préstamos bancarios con abono a la cuenta del cliente.

ü  Pagarés: es el documento que representa el soporte de una obligación mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la segunda a endosado el documento.