1. ESTRUCTURA
DE LA ORGANIZACIÓN Y CENTRO DE COSTOS.
1.1 Estructura
de la organización:
La estructura organizacional es un
conjunto de todas las formas en que se divide un trabajo, en la que cada
persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
1.2 Misión,
Visión:
Misión: se refiere a un motivo o razón de ser
por parte de una organización, una empresa o institución. Se enfoca en el
presente,
es la actividad que justifica lo que el grupo está haciendo en el momento.
Visión: la visión de la empresa se refiere a la
imagen que la organización plantea a largo plazo, sobre como espera que sea su
futuro, su función es guiar y motivar al grupo para continuar con el trabajo.
1.3 Valores corporativos:
Los valores corporativos son los elementos
propios de cada negocio y corresponden a su cultura organizacional, es decir, a
las características competitivas, condiciones del entorno y expectativas de su
grupo de interés como clientes, proveedores, junta directiva y los empleados.
1.4 Proceso
administrativo de planeación y control, clases, herramientas y características:
1.4.1 La
planeación: es lo primero que debe hacer un proceso administrativo para poder
partir de un problema, se analizan y se crean planes, programas, cursos de
acción de las estrategias o actividades para poder lograr los objetivos para
obtener resultados exitosos. Es un factor sumamente importante sobre la cual
parten todas las organizaciones para poder determinar los éxitos o fracasos que
hayan obtenido resultado de la planeación, ya que analiza la situación actual y
definen las estrategias.
1.4.2 Las
herramientas de planeación: tienden a mejorar el trabajo del administrador en
la toma de decisiones, ya que busca la alternativa más adecuada a la situación que se presenta, aumentando la
productividad y el desempeño laboral.
1.4.3 Características
de planeación:
ü Unidad:
todos los planes se realizan simultáneamente, a pesar de que en una empresa
todos deben de tener sus propios fines, sus propios objetivos y sus propios
medios debe acomodarse para formar un solo plan general.
ü Continuidad:
la planeación es una actividad de los administradores que nunca termina.
ü Precisión:
las acciones deben ser bien definidos reduciendo en lo posible la imprevisión y
haciendo énfasis en la elaboración de planes desarrollados.
ü Penetrabilidad:
cada ejecutivo dentro de su área de trabajo es el único responsable de formular
objetivos y metas de la organización. No es actividad exclusiva de los
superiores.
1.5 Planeación
estratégica:
La planeación estratégica es la elaboración y puesta en marcha de distintos planes operativos por
parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos
y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo.
1.6 Funciones
y actividades de los centros de costos.
1.6.1 Funciones:
ü Proporcionar
informes relativos a costos para medir
la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general)
ü Ofrecer
información para el control administrativo de las operaciones y actividades de
la empresa (informes de control).
ü Proporcionar
información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de
decisiones (análisis y estudios especiales).
1.6.2 Actividades:
1.6.2.1 Centros de costo de producción: son
los relacionados directamente con el proceso productivo, en ellos se lleva a
cabo la manufactura del producto.
Eje:
pintura, mezcla, acabado.
1.6.2.2
Centros de costo de servicio: su actividad no se relaciona directamente con la
manufactura de los productos, pero proporciona las facilidades necesarias para
llevar a cabo.
Eje:
ingeniería, mantenimiento, personal.
1.6.2.3
Centro de costos mixtos: realizan funciones relacionadas con la producción y
funciones del servicio.
Eje:
control de calidad; para producción realiza análisis selectivo de los productos
terminados, y como servicio realiza análisis selectivo de materias primas o de
productos de la competencia.
1.7 Concepto
y características de un centro de costos:
Un centro de costos es una división que
genera costos para la organización, pero solo indirectamente le añaden
beneficio o utilidad. Esta información generalmente debe reclasificarse,
reorganizarse y complementarse con otros informes económicos y comerciales
pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de
costos.
Las organizaciones pueden optar por clasificar
los centros de utilidad o centros de inversión. Existen ventajas de clasificar
simple y sencillamente a las divisiones de la organización como centros de
costo ya que con esto los costos son más fácilmente medibles. Sin embargo, los
centros de costos crean incentivos a los
administradores de subestimar sus unidades para así beneficiarse ellos mismos.
1.8 Procedimientos
para consolidación de soportes por centro de costos:
Clásicos: y las escuelas anteriores consideran
a los costos desde el punto de vista de la economía de un país como un todo.
Neoclásicos: a partir de ellos se hacen aportes
de lo económico a la contabilidad.
Escolásticos: influencia del cristianismo
precio justo.
Mercantilistas: puede hallarse conceptos
vinculados con el costo y precio, lo divide en dos componentes; los costos (se
determinan antes de la venta) y el beneficio que se obtiene en el mercado.
1.9 Clases
de soportes:
1.9.1 Definición:
El instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la
existencia de los hechos económicos o transaccionales realizadas en el ente
económico. Los soportes tienen carácter probatorio y son necesarios
para la realización de los registros que tienen
la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de
información contable.
1.9.2 soportes internos:
ü Recibo
de caja: son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos
a caja de recaudos por diversos conceptos, representados en efectivos, cheques,
tarjetas débito, tarjetas crédito.
ü Recibo
de caja menor: son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de
menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque,
como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos
gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su
manejo.
ü Comprobantes
de egresos: son aquellos que tienen como función servir como prueba de los
desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de
control deben hacerse en cheque.
ü Factura
de venta: se elabora para protocolizar la relación de un contrato de
compraventa o prestación de servicios en el cual se discrimina en detalle el
contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la
persona que interviene en la compra.
ü Nota
crédito: sirve para realizar abonos en la cuenta por devoluciones de mercancías
o por corrección de errores u omisiones. Se elabora e original y copia, el
original para el cliente y la copia para soportar el registro en el sistema de
información.
ü Nota
debito: se elabora para cargos en la cuentas que los clientes por un mayor
valor por error u omisión en la liquidación de facturas de factura de ventas y
los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.
ü Nota
de contabilidad: se elabora para realizar en forma resumida el registro manual
de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de
acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo
comprobante de las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea
manual, quincenal o semanal.
1.9.2 Soportes
externos: son aquellos elaborados por terceros:
ü Facturas
por compras: este soporte tiene las mismas características de las facturas de
venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de
bienes y servicios.
ü Consignaciones
bancarias: son aquellos comprobantes expedidos por las entidades bancarias como
medio probatorios de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro de sus
clientes.
ü Notas
débito y crédito emitidas por los bancos: son comprobantes que soportan el registro de movimientos
diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como suministro de
chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisiones por
remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o préstamos
bancarios con abono a la cuenta del cliente.
ü Pagarés:
es el documento que representa el soporte de una obligación mediante el cual se
compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona favor de la
que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien
la segunda a endosado el documento.
